1. Какие документы я должен передать, чтобы компания 1C БухОбслуживание BREX начала вести наш учет?
- Копии документов, выданных регистрационными органами (устав, свидетельство о государственной регистрации, коды статистики, лицензии и т.п.);
- Копии документов, касающихся ведения учета: учетная политика (если есть), лимит остатка по кассе, формы отчетности за текущий год (если есть);
- Все первичные документы, находящиеся в вашем распоряжении, за необходимый период.
Конкретный перечень документов согласовывается с Вами индивидуально и закрепляется в приложении к договору на ведение учета.
2. Я не планирую постоянно работать в 1С, но могу ли я по необходимости получать доступ к своим данным?
После заключения договора доступ в свою базу 1С Вы будете иметь в любое время. Данные хранятся на серверах 1С — Вы всегда сможете следить за своей бухгалтерией или даже вести её совместно с бухгалтером. В любое время Вы можете создать заявку на резервную копию и скачать копию базы на свой ПК.
3. Если мы заключим договор на аутсорсинг, нужен ли на нашем предприятии работник в штате для подготовки каких-либо бухгалтерских документов? Если нужен, то какой квалификации?
Как правило, на работающем предприятии уже есть человек, «изготавливающий» эту документацию. Это либо операционист/менеджер, который выписывает акты/накладные, либо сам директор. Такому сотруднику нет необходимости иметь специальное бухгалтерское или экономическое образование — достаточно той квалификации, которая требуется при исполнении его обычных обязанностей на предприятии.
При недостаточной квалификации мы готовы в качестве дополнительной услуги обучить пользователей необходимым навыкам.
4. Сколько времени необходимо для принятия документов от предыдущего бухгалтера? Как передаются документы?
Для того чтобы мы могли в период действия договора оказания услуг правильно отражать все факты Вашей хозяйственной деятельности, необходимо перед началом ведения учета выполнить некоторые действия:
- принять от Вас необходимые документы за указанный нами период;
- принять от Вас копии документов, выданных регистрирующими органами (копия устава, учредительного договора, копия ИНН и т.п.);
- создать и настроить для Вас информационную базу данных (ИБД) и предоставить Вам удаленный доступ ИБД;
- определить, кто из работников будет отвечать за своевременную передачу данных во время действия договора;
- оформить необходимые доверенности;
- принять от Вас исходящие остатки по счетам учета (если применимо).
На выполнение всех указанных действий нам понадобится не более 5 рабочих дней в случае, если все документы будут предоставлены вовремя. Как только все документы и доверенности будут переданы, ИБД настроена — мы начинаем обслуживать Ваш учет по технологии 1С:БухОбслуживание согласно стандартам 1С.
5. Как я могу проверить качество Вашей работы?
Вы всегда имеете удаленный доступ к своей учетной базе, поэтому всегда можете проконтролировать работу обслуживающей бухгалтерии либо самостоятельно, либо с привлечением независимых аудиторов.
6. Где будут храниться мои учетные документы?
Физически переданные документы текущего года хранятся у нас в офисе — мы работаем с ними и формируем архив Ваших учетных данных. По окончании текущего года, после сдачи годовой отчетности, мы передаем Вам подшитый и оформленный архив учетных документов. Также мы можем хранить архив и далее, в качестве дополнительной услуги. Копии документов переданные через электронные каналы связи — электронная почта, группа Телеграмм, чат Ватсап и иные каналы связи вводятся в учетную базу и не подлежат печати и хранению т.к. являются скан копией оригинала документа.
7. Каким образом будет сдаваться наша отчетность?
В состав услуг по ведению учета включается сдача бухгалтерской и налоговой отчетности в ФНС, СФР (ФСС, ПФР), Росстат по телекоммуникационным каналам связи. Никаких отдельных договоров на сдачу отчетности заключать не требуется (кроме стандартного Соглашения с СФР о возможности электронного документооборота).
Подтверждением сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи служат квитанции о принятии отчетности и протоколы принятия ее налоговым органом, отделением СФР.
Все расходы по подключению и обслуживанию специального программного комплекса для сдачи отчетности по электронным каналам связи несем мы.
8. У нас изменились данные организации, нужно ли менять электронную подпись для сдачи отчетности?
Зависит от того, какие данные изменились.
Необходимо менять (перевыпускать) ЭП в случаях:
- при смене руководителя ООО — владельца ЭП;
- при смене Ф.И.О. владельца ЭП, номера СНИЛС;
- при смене наименования должности руководителя;
- при смене наименования организации, формы собственности организации;
- при смене реквизитов: юридического адреса, ИНН, ОГРН.
Не требуется менять (перевыпускать) ЭП:
- при смене номера телефона, электронной почты;
- при смене рег.номера ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат;
- при замене паспорта владельца ЭП (например, в связи с утерей или регламентной заменой по достижении возраста).
9. Если у меня постоянная «текучка» кадров, как вы будете отслеживать текущие изменения, связанные с приемом и увольнением моих работников?
Наша задача отразить в учете и отчетности все «кадровые движения», которые произошли на Вашем предприятии в течение отчетного периода. От Вас потребуется своевременно, в установленные законами РФ сроки, сообщать нам о произошедших у Вас кадровых изменениях и предоставлять по ним необходимые документы (заявление, приказ о приеме на работу, паспорт и т.д.).
10. Что входит в услугу секретаря «Запрос и получение у поставщиков клиента первичных документов»?
- Запрос документов — это звонок или электронное письмо Вашему контрагенту с просьбой оформить недостающие/переоформить неверные первичные документы. Все актуальные реквизиты своего контрагента должен предоставить клиент.
- После согласования с контрагентом всех вопросов мы получаем от них по электронной почте или по факсу «образы» документов — это отсканированная копия документа или копия документа по факсу.
- Если все правильно — договариваемся о способе получения оригиналов документов. Если контрагент готов лично привезти документы к нам в офис — мы договариваемся о времени доставки. Если контрагент готов отправить документы по почте — уточняем адрес доставки. Если контрагент готов принять нашего курьера — согласовываем с Вами необходимость поездки, Вы подтверждаете готовность оплатить услуги курьера, назначаем время передачи документов с контрагентом.
11. В случае проведения налоговой проверки кто будет представлять интересы моего предприятия?
Мы будем представлять интересы Вашего предприятия при всех налоговых проверках. Единственное, что для этого нам потребуется — доверенность на имя нашего ответственного работника и доверительные партнерские отношения с нами руководства предприятия.
Услуга по представлению Ваших интересов в налоговых (других контрольных) органах является дополнительной и оплачивается отдельно.
12. Будете ли вы давать рекомендации по оформлению первичных документов, консультировать наших работников по этим вопросам?
Да, конечно, мы бесплатно консультируем наших клиентов по всем вопросам, связанным с оформлением первичных документов, а также проводим обучение работе с программой 1С.
13. Кто будет делать платежные поручения, как организовать взаимодействие с банком?
Если у Вас подключена система интернет-банкинга или клиент-банк, то вы можете оформить ключ технического доступа к счету. Этот ключ дает возможность получать выписки банка и формировать платежки БЕЗ ПРАВА их отправки (подписи). Отправку осуществляете Вы.
Мы категорически против предоставления нам права подписи на платежных документах, и ни при каких обстоятельствах этого права не принимаем.
14. А если я захочу взять в штат бухгалтера и передать учет ему?
Нет проблем — мы выгрузим для вас базы данных из «облачной» версии 1С и вы сможете работать в локальной. Мы не привязываем клиентов к себе — вы сами вольны решать в какой системе удобней работать. После расторжения Договора на оказание услуг мы также передаем вам архив (оригиналы и копии всех ваших документов на бумажных носителях, которые хранились у нас в период обслуживания).
Вопросы по оплате
1. Как оплачиваются услуги по тарифу «Комплексный сервис»?
Данный тариф всегда включает в себя:
- лицензию на использование программы «1С:Бухгалтерия 8» путем открытия удаленного доступа через сеть Интернет (со всеми обновлениями программы, на период действия договора 1С:БухОбслуживание);
- комплекс услуг от обслуживающей бухгалтерии:
- ведение бухгалтерского и/или налогового учета;
- кадровый учет и расчет заработной платы (для работников, сверх указанного количества в тарифе – за дополнительную плату);
- составление и сдачу отчетности по электронным каналам связи;
- устные консультации по бухгалтерскому и налоговому учету;
- услуги курьера для получения документов по договору;
- формирование и хранение архива учетных документов.
Тариф устанавливается на диапазон хозяйственных операций (например, оплата поставки товара поставщику, получение оплаты от клиента, реализация товаров/услуг клиенту). Тариф зависит только от количества хозяйственных операций* и системы налогообложения и определяется ежемесячно. Счет за бухобслуживание вместе с Журналом выполненных операций за месяц будет направляться посредством электронной почты.
* Если Вы самостоятельно будете регистрировать в Вашей учетной базе 1С:Бухгалтерия 8 некоторые хозяйственные операции – например, операции по продаже услуг, работ или вести оперативный учет товаров – то такие операции не тарифицируются (конечно, при условии, что они зарегистрированы без ошибок).
2. Нужно ли мне оплачивать что-то дополнительно по окончании месяца?
Если никаких дополнительных заданий или работ Вы нам не поручали — Вы оплачиваете только тариф по вашему тарифному плану.
Если в течение месяца Вы давали нам какие-то поручения, которые не входят в тарифицированный перечень услуг (например, поручали срочно сделать платежные поручения, вызывали курьера для передачи документов своим контрагентам) – в этом случае стоимость услуг сложится из тарифа и стоимости выполненных поручений.
Также дополнительная оплата взимается за обработку документов, предоставленных позже предельной даты, установленной Графиком взаимодействия к Договору. Дополнительная оплата производится в соответствии с прайс-листом, являющимся приложением к Договору.
Технические вопросы
1. Где будут храниться мои данные? Я могу быть уверенным, что мои данные не пропадут?
В сервисе предусмотрено несколько уровней обеспечения безопасности и сохранности данных.
- Данные, которые пользователи вводят при работе с приложениями системы «1С:Предприятие», хранятся и обрабатываются в надежном и охраняемом дата-центре провайдера сервиса (фирма «1С»).
- Мы регулярно осуществляем полное резервное копирование всех данных пользователей.
- Пользователи могут в любой момент времени самостоятельно сохранить персональную копию своих данных на локальный компьютер.
- Ваши данные доступны только вам, а также тем пользователям, которым Вы предоставите соответствующие права.
Для передачи информации по Интернету используется защищенный протокол https, предусматривающий шифрование данных.
2. Как настроить мой компьютер для работы в сервисе?
Для правильной работы приложений, необходимо выполнить несколько простых настроек браузера, приложение уже в процессе работы предложит его настроить и подскажет Вам, как это сделать (в зависимости от конкретного браузера, который Вы используете).
Также есть возможность работать через «Тонкий клиент», запуская базу с ярлыка 1С.
3. Что такое «тонкий клиент»?
Тонкий клиент — это специальная версия программы 1С:Предприятие, позволяющая работать с информационными базами, размещенными в облачных сервисах или на сервере 1С:Предприятие.
4. У нас установлена специально написанная программа, в которой мы ведем учет нашей оперативной деятельности. Мы сможем продолжать использовать свою программу?
Разумеется, не нужно отказываться от того программного продукта, который Вы ежедневно используете для оперативного учета.
Если Вы используете программу «1С:Управление торговлей 10.3» или «1С:Управление торговлей 11», «1С:Управление небольшой фирмой», то есть ту, из которой есть готовая выгрузка — мы сможем принимать от Вас данные в виде выгрузки из нее и использовать их для ведения бухгалтерского учета. При определении тарифа эти процедуры выгрузки учитываться не будут.
Если Вы используете для ведения оперативного учета такой программный продукт, для которого отсутствует типовая выгрузка в программу 1С:Бухгалтерия 3.0, опубликованную в сервисе 1С:БухОбслуживание, то мы готовы сделать интеграцию вашего приложения с 1С:Бухгалтерией 3.0 в сервисе за отдельные деньги. При определении тарифа, процесс выгрузки в 1С:Бухгалтерия 3.0 не учитываются.
Также для клиентов услуг 1С:БО могут быть автоматизированы часто выполняемые операции, добавлены новые печатные формы (счета на оплату, индивидуальный дизайн), разработаны отчет, реализовано заполнение документов и другой функционал. Данные услуги являются дополнительными и подлежат оплате.
5. Могут ли несколько человек работать с одними и теми же данными?
Да, все данные хранятся в одном месте и доступны тем работникам вашей фирмы, которым Вы при подключении к сервису 1С:БО решите предоставить такое право. Также предусмотрена возможность гибкого распределения прав доступа между приложениями. Например, если Вы решите использовать для оперативного учета «1С:Управление небольшой фирмой» в сервисе 1С:БО, то менеджерам по продаже можно разрешить работу только с этим приложением и запретить доступ к приложению «1С:Бухгалтерия предприятия».
