Вы разработали удачный бизнес-план, выбрали направление, официально зарегистрировали компанию. На этом организационные вопросы не закончились, так как любой бизнес связан с ведением бухгалтерской и налоговой отчетности. Это важный аспект. Если не выполнять требования действующего законодательства, то уже во время первой проверки можно получить крупный штраф. Бухучет помогает развивать организацию, так как анализ предоставленных цифр позволяет найти слабые места, устранить ошибки. Только при постановке учета можно контролировать убытки, прибыль, оценивать эффективность хозяйственной или коммерческой деятельности.
Организовать бухгалтерский и налоговый учет можно тремя способами:
- штатный бухгалтер;
- аутсорсинг;
- самостоятельное ведение документооборота.
Последний вариант считается самым дешевым, так как не придется платить заработную плату стороннему персоналу. Но он подходит только в некоторых случаях. Самостоятельно вести бухгалтерию могут предприниматели, у которых есть время и желание заниматься вопросами учета и налогообложения. Популярность набирают программные продукты – специальные сервисы, посредством установки которых автоматизируется налоговый календарь. Для экономии времени можно воспользоваться шаблонами бланков для составления отчетов и предоставления их на проверку.
Нужно учитывать, что в законодательной базе регулярно появляются изменения. Чтобы выполнять обязанности правильно, не нарушать требований, нужно следить за поправками и изменениями законов. Законом допускается, чтобы ИП сам вел учет. Но нужны знания, опыт, технические ресурсы. Онлайн-сервисы не дают никаких гарантий. Если вы остановились на этом варианте, то нужно пройти курсы. Многие из них проводятся в онлайн-режиме. Дополнительное удобство обеспечит установка платформы 1С, посредством которой можно автоматизировать не только ведение бухгалтерского или налогового учета, но и контроль остатков на складе, обработку заявок и другие важные операции.
Плюсы штатного персонала
Штатный бухгалтер или аутсорсинг? Они считаются самыми застрахованными от рисков, так как в двух случаях работу выполняет обученный персонал. Руководитель освобождает время для решения коммерческих вопросов. Он концентрируется на продвижении бизнеса, так как учетом занимаются другие.
Штатная единица ищет возможные пути сохранения баланса интересов собственников и государства. Она всегда в распоряжении. Можно поручить дополнительные обязанности:
- ведение кадров;
- составление, проверка договоров;
- сопровождение на важных встречах, переговорах.
При росте оборотов фирмы, если увеличивается объем работ, можно повышать оклад или расширять штат бухгалтерии. Руководитель выбирает подходящий для себя вариант. Но у этого решения есть определенные минусы. Если вы открываете новый филиал или подразделение, то на поиск квалифицированного главного бухгалтера уйдет время. Такие сотрудники ценятся, поэтому придется провести не одно собеседование. Среди минусов – дополнительные расходы. Надежный сотрудник, который будет вовремя, качественно выполнять свои должностные обязанности, стоит недешево. Придется платить страховые взносы с его заработной платы. Это автоматически увеличивает расходы оплаты труда примерно на 30%.
Если вы остановитесь на пописанном выше варианте, то придется решать следующие вопросы:
- выделение рабочего места;
- покупка компьютеров, серверного оборудования, программного обеспечения
- регулярное обновление ПО, покупка канцелярских принадлежностей;
- правовые базы, специализированная литература, так как российское законодательство стремительно меняется
Минусы штатного человека в том, что он в любой момент может заболеть, уйти в отпуск, уволиться. Не обеспечивается непрерывный рабочий процесс. В таких случаях экстренно придется искать замену, что создаст дополнительные неудобства. Не стоит забывать о человеческом факторе, так как могут допускаться ошибки, которые в некоторых случаях обходятся достаточно дорого. Недочеты могут всплыть при налоговой проверке, что повлечет за собой штрафы и прочие меры наказания. Главбух несет ответственность только в рамках Трудового Кодекса. Руководитель не сможет получить полное возмещение причиненного ущерба.
Чтобы исключить подобные риски, нужно устраивать независимые проверки. Оставляете заявку в сторонней компании, сотрудники которой проверяют документацию, отчеты. После аудита составляется отчет, в котором указываются ошибки, способы решения. Это позволит организовать качественный налоговый и бухгалтерский учет.
В чем плюсы аутсорсинга?
Третий способ организации бухгалтерии – стороннее обслуживание. Этот вариант выбирают юридические лица, ориентированные на финансовые выгоды. Они не нанимать в собственный коллектив бухгалтера. Его работу выполняет сотрудник другой компании. Итоговая стоимость ниже, чем расходы на заработную плату штатной единицы. Экономия обусловлена тем, что не придется платить за цифровую технику, программы, курсы по повышению квалификации. Не нужно выделять отдельный кабинет, заказывать мебель, оплачивать отпуск и больничные листы. Исключаются все недостатки второго варианта, описанного выше.
Достоинство удаленного обслуживания – обеспечение бесперебойной работы. Бухгалтер на аутсорсе, которую ведет вашу фирму, может заболеть или уйти в отпуск. Ему быстро найдут замену, поэтому не будут задержки по срокам, простои. При комплексном сопровождении на вас трудится целая команда:
- юристы;
- финансовые аналитики;
- бухгалтеры.
Нет необходимости дополнительно искать сторонних специалистов, проводить собеседования, заключать трудовые договора. Сотрудничество ведется с одним исполнителем, который несет полную ответственность за качество, соблюдение сроков, требований действующего законодательства. Это снимает нагрузку с руководителя, который может сконцентрироваться на решении более важных задач бизнеса, например, разработка маркетингового плана, поиск перспективных ниш, новых клиентов, поставщиков.
Этот вариант сотрудничества также сокращает риски, так как взаимодействия между предпринимателями и аутсорсинговыми компаниями регулирует ГК РФ. Ответственность за ошибки, допущенные при ведении бухгалтерии, налогового учета, несет аутсорсер. Если во время государственной проверки будут выявлены недочеты, ошибки, выписаны штрафные санкции, то причиненные убытки взыскиваются в полном объеме. Заключайте договора с проверенными, солидными учреждениями, у которых есть система внутреннего контроля. Это сокращает вероятность допущения ошибок, нарушений.
Не стоит думать, что описанный вариант обладает только плюсами. Есть определенные подводные камни, о которых также стоит поговорить. Это позволит оценить всю картину, выбрать подходящее решение в конкретной ситуации. Основная проблема состоит в том, что невозможно в полной мере обеспечить конфиденциальность данных. Финансовая информация предприятия поступает в руки третьего лица. Без этого не получится составлять отчеты, начислять заработную плату или заполнять декларации для проверки налоговой инспекцией. Хотите исключить утечку, тогда основательно подойти к выбору исполнителя. Изучите отзывы, опыт. Обратите внимание на репутацию, чтобы не столкнуться в последующем с трудностями, исключить шанс встречи с мошенниками.
Аутсорсер выполняет разные обязанности. Перечень услуг, объем обсуждается при заключении официального договора. Каждый заказчик выбирает подходящий вариант. Можно доверить отдельные операции, весь список работ. Хотите протестировать, тогда воспользуйтесь разовой помощью. Вы оцените профессиональную подготовку, оперативно реагирования, ответственность. Если устроит качество исполнения, то можно подписать соглашения для сотрудничества. Это минимизирует риски, поможет найти надежного партнера, который обеспечит должную поддержку вашего бизнеса на всех этапах развития. Вы ставите задачи, а вторая сторона занимается решением.
Среди минусов стоит отметить дополнительные расходы, если вы решите увеличить нагрузку для аутсорсера. Все, что не будет входить в выбранный при заключении договора тарифный план, будет оплачиваться сверху. Если вы нанимаете штатного бухгалтера на оклад, то такие нюансы исключаются. По этой причине дополнительная оплата считается минусом аутсорсинга, который нужно учитывать.
Еще один момент – компания-заказчик становится изолированной от бухгалтерии. Утрачивается полный контроль над процессом. Благодаря развитию компьютерных и цифровых технологий можно удаленно взаимодействовать. Но это снижает оперативность решения поставленных задач. Решением станет организация электронной базы данных, доступ к которой предоставляется посредством введения пароля, логина. Этой возможностью стоит воспользоваться, так как в любой момент руководитель, доверенное лицо сможет получить доступ к отчетам, точным цифрам, результатам. Эти сведения помогут выбрать перспективные пути дальнейшего развития, оценить эффективность за определенный отрезок времени.
Так как аутсорсеры — это независимые исполнители, то у заказчика остается в распоряжении мало рычагов давления. Но все услуги должны оказываться в рамках правового поля, действующего законодательства. Стоит напомнить, что аутсорсинговая компания нечет полную ответственность за качество оказываемых услуг. Если во время проверки выявляются ошибки, влекущие за собой штрафы, то возможно полное возмещение ущерба. При самообслуживании или работе штатного сотрудника этот момент исключается. Независимость исполнителя можно считать как недостатком, так и преимуществом, так как во втором случае гарантируется законность проводимых операций.
Как выбрать аутсорсинговую компанию?
Описанная схема сотрудничества набирает в России популярность, так как она дает экономические выгоды. Для представителей малого и среднего бизнеса это возможность сократить текущие расходы, но при этом организовать эффективное ведение бухгалтерского и налогового учета. Чтобы воспользоваться всеми плюсами удаленного сопровождения, нужно ответственно подойти к поиску исполнителя. Основные правила:
- цена услуг не должны быть основным критерием оценки;
- опыт;
- отзывы, репутация.
Не ориентируйтесь на самый дешевый сервис. Низкая стоимость обслуживания часто объясняется невысокой компетенцией специалистов, которые привлекаются для сопровождения клиентов. Такая экономия негативно отразится на бухучете, поэтому не стоит выбирать самое дешевое предложение.
Оценивайте опыт работы, квалификацию сотрудников, профиль. Крупные компании могут выполнить весь спектр, обеспечив комплексное сопровождение. Не придется дополнительно искать или нанимать юриста, финансового консультанта или менеджера по кризисному правлению. Но размер фирмы не должен быть решающим фактором. Даже при большом потоке клиентов нельзя быть уверенными в качественном обслуживании. Отдавайте выбор в пользу предложений с сервисом внутреннего контроля качества. Организация должна самостоятельно контролировать деятельность своих сотрудников. Это не входит в прямые обязанности заказчика.
Изучая предложения, зайдите на форумы. Почитайте отзывы других клиентов о том, как они оценивают обслуживание. Надежный исполнитель исключит:
- получение штрафов в результате государственных проверок;
- задержки сроков сдачи налоговой, бухгалтерской отчетности;
- ошибки при составлении табелей с заработной платой;
- неточности при разработке отчетов с результатами за определенный период времени.
Перечисленные выше недостатки можно полностью исключить, если грамотно заключить договор на сопровождение. Исполнитель должен быть ответственным, соблюдать условия конфиденциальности, своевременно решать поставленные задачи, соблюдать установленный порядок обмена документами. Его представители должны знать требования закона относительно сроков предоставления деклараций отчетов на проверку. При подписании соглашения детально проговорите все пункты, проведите встречу с ведущим бухгалтером, выясните его нагрузку. Уточните, сколько времени из общего ресурса будет выделено на ведение вашей фирмы. Только после этого делайте выводы.
Насторожитесь, если представитель компании-аутсорсера во время консультации избегает деталей дальнейшего взаимодействия, сотрудник не демонстрирует требуемый уровень профессиональной подготовки. Это риски, которых стоит избегать, чтобы в будущем не нести убытки, сконцентрироваться на решении коммерческих вопросов. В противном случае вы не сможете полноценно сконцентрироваться на задачах руководителя, так как придется тратить дополнительное время на контроль. Испорченная репутация налогоплательщика негативно отразится на будущей любого предприятия, независимо от профиля, объемов и специфики.
Заключение
Организация бухучета – необходимость, с которой столкнется как крупный хозяйствующий субъект любой формы собственности, так и частный предприниматель. Никто не освобождается от ведения бухгалтерии, налогового учета, поэтому придется самостоятельно обучаться, искать штатную единицу или стороннего исполнителя. В статье были описаны достоинства и минусы каждого варианта, поэтому окончательное решение остается за вами. Если вы хотите найти квалифицированного сотрудника, то действуйте в следующей последовательности:
- проанализируйте потребности своей фирмы;
- составьте список с основными наиболее важными качествами для вашей организации;
- подготовьте смету содержания бухгалтерии;
- рассчитайте, сколько денег уйдет на аутсорсинг
- сравните данные, выберите выгодное предложение
Если решите нанять сотрудника, то незамедлительно начинайте поиск. На это могут уйти месяцы. Процесс даст опыт, но начинающим предпринимателям сложно даже во время личной встречи оценить квалификацию. Лучше сразу не подписывать ТД, а предложить тестовый период 1-3 месяца. По его завершении вы поймете, подходит ли человек, справиться ли он с нагрузкой, оправдает ваши ожидания, или стоит продолжить поиск кадров дальше. Если вы остановились на внешней бухгалтерии по экономическим соображениям, то исследуйте рынок, ищите рекомендации, проводите переговоры. Также рекомендуется заказать разовые услуги, чтобы оценить уровень сервиса. Вы поймете, соответствуют ли обещания исполнителя реальности. Если будут закрыты все запросы, то можно приступать к обсуждению деталей сопровождения и заключения договора. Не забывайте, что фирма-аутсорсер может стать надежным партнером на долгие годы. Она поможет обойти стороной многие трудности, при этом работать в правовом поле.
- Что получает клиент при бухгалтерском сопровождении?
Бухгалтерское сопровождение — это комплекс услуг, предоставляемых сторонними фирмами своим клиентам. В качестве последних могут выступать индивидуальные предприниматели или юридические лица любой формы собственности. Эта практика становится все более популярной в России, поскольку позволяет малым и средним предприятиям сократить расходы и при этом организовать качественное ведение бухгалтерского учета с учетом требований действующего законодательства.
Аутсорсинг требует заключения официального договора, определяющего взаимоотношения сторон. В этом договоре оговаривается перечень услуг. сроки выполнения работ, а также конечная стоимость. Заказчик может выбирать объем работы аутсорсера по своему усмотрению. Он может передать на аутсорсинг выполнение отдельных задач или рассчитывать на комплексную поддержку:
- Регистрация, оформление ИП и юридических лиц всех форм собственности;
- Независимый аудит финансового состояния организации;
- Разработка нулевой отчетности;
- Проверка ранее заполненных документов;
- Ведение табеля учета рабочего времени с начислением заработной платы сотрудникам;
- Ведение налоговой отчетности; Оптимизация налогообложения;
- Подготовка и сдача аудиторской документации;
- Ведение кассовых операций.
Бухгалтерские услуги по составлению нулевых налоговых деклараций полезны для начинающих компаний. Опытный бухгалтер может подготовить перечень документов, необходимых для ведения предпринимательской деятельности в правовом поле. Бухгалтеры учитывают выбранный налоговый режим, технические характеристики и количество сотрудников. При этом исключаются штрафы инспекций и другие санкции, связанные с убытками.
Однако бухгалтерское сопровождение может потребоваться как небольшим компаниям, так и крупным организациям. В первом случае нанимать постоянного сотрудника экономически нецелесообразно, так как необходимо выделить единовременную твердую ежемесячную сумму. Необходимо приобрести рабочие места, оборудование, профессиональную литературу и программное обеспечение. Также необходимы средства на начисление и выплату заработной платы, отпускных и больничных. Аутсорсинг может быть полезен для крупных компаний, осуществляющих несколько операций одновременно. Для выполнения некоторых задач требуется поддержка специалиста:
- Восстановление бухгалтерской документации.
- Получение соответствующих юридических консультаций при заключении договоров;
- Аудит деятельности штатных единиц (независимая экспертиза).
Кто должен взять на себя ведение бухгалтерского учета при аутсорсинге?
Аутсорсинговое сопровождение важно для ИП, ООО и ОАО. Чаще всего этой услугой пользуются люди, которые только начали свой бизнес. Некоторые из них решают самостоятельно вести бухгалтерский учет. Однако это занимает много времени и требует опыта и знаний. Ошибки могут дорого стоить. Бизнес может даже полностью остановиться, пока ошибки не будут исправлены. Использование сторонней организации позволяет частным лицам использовать свое время для решения коммерческих вопросов или продвижения своего личного бизнеса.
На этапе стартапа часто возникают финансовые вопросы, и нанимать бухгалтера не всегда целесообразно. Это увеличивает расходы. Например, бюджет придется направить на решение других, более важных задач, таких как запуск эффективной рекламной кампании. Вместо этого экономически выгоднее заключить договор с аутсорсером, который своевременно выполняет оговоренные задачи. Аутсорсинговая компания берет на себя риски, связанные с возможными ошибками. Аутсорсинговая компания берет на себя всю ответственность перед клиентом и налоговыми органами или другими государственными органами. Если ошибка обнаруживается в ходе аудита и на аутсорсера налагается штраф, аутсорсеру возмещается материальный ущерб. На такой исход не следует рассчитывать при найме специалистов, так как они несут ответственность только в рамках трудового договора.
Дополнительные услуги в рамках бухгалтерского сопровождения
Все услуги, предоставляемые аутсорсинговой компанией, закрепляются в официальном договоре. Аутсорсинговые услуги выбираются исходя из существующих потребностей бизнеса. При необходимости объем работы может быть увеличен. Дополнительные услуги также могут быть предоставлены в рамках аутсорсинга:
- Изменения в учетной политике
- Снижение налогового бремени;
- Помощь в проведении налоговых проверок
- Подготовка управленческой отчетности
- Обеспечение соответствия договоров с поставщиками действующему налоговому законодательству;
- Планирование и оптимизация;
- Сверка платежей с бюджетами.
Общие затраты рассчитываются с учетом плановых затрат, предоставляемых на основании фактов оказания услуг. Это четко указано в официальном контракте. Однако цены могут значительно отличаться. Учитывается форма субъекта предпринимательской деятельности и система налогообложения. Если сравнивать индивидуального предпринимателя на упрощенной системе налогообложения с компанией на системе налогообложения по операционной прибыли, то стоимость бухгалтерских услуг при одинаковом объеме в два-три раза ниже у первого.
При составлении сметы нужно знать численность персонала. Если нет наемных работников, то цены будет ниже, чем для фирм со штатом 20 и более специалистов. Решающим фактором становится оборот организации, число операций, проводимых в течение одного календарного месяца. Предприниматель может на собственное усмотрение передать на аутсорсинг как часть дел, так и выбрать комплексное сопровождение. Во втором случае не придется нанимать отдельно юриста, финансового консультанта. Естественно, цена будет отличаться с учетом объема запланированных услуг. Но, как показывает практика, бухгалтерия «под ключ» обходится дешевле, чем найм сотрудников.
